中国で発生した新型コロナウィルスが世界で猛威を奮っていますが、その中で注目を浴びているのがリモートワークです。

社員が通勤電車やオフィスで、人と接触することを避けるために、あらゆる企業で導入が進んでおり、多くのビジネスマンが自宅で働いています。

そんなリモートワークに使われるツールが、WEB会議システムです。

WEB会議のシステム自体は新しいものではありません。
テレビ電話やスカイプといったビデオ通話が普及した当時から、存在はしておりました。

そんなWEB会議システムですが、セキュリティ面の問題点が指摘されていることをご存知の方も多いでしょう。

「WEB会議を導入するとどんなメリットがあるの?」
「セキュリティの問題はどんなことに気をつけたら良いの?」

このようなことが気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では、WEB会議システム導入のメリットや、セキュリティ面などの注意点についてご紹介していきます。
リスクを正しく理解し、安全な導入の手助けになることでしょう。

最後までご覧いただけると幸いです。

WEBの会議導入によるメリット

企業としては、自社の社員をコロナウイルス感染のリスクから守らなくてはいけない一方、企業活動を継続しなくては社員に給料を払うことができず、経営も破綻してしまいます。

また、感染者はさらなる感染者を生むため、リモートワークへの対応は企業にとって責任ある選択なのかもしれません。

しかし、もともとWEB会議の導入にはいくつものメリットがあるのです。

業務が効率化できる

WEB会議の導入により、移動などにかかる時間を削減することができます。

みなさんは、会議や打ち合わせのために、業務中に多くの移動を経験したことはないでしょうか。
移動中は、基本的に他の業務を行うことはできません。

しかし、WEB会議を利用すると、移動にかける時間を本来の業務にあてることができ、業務が効率されるのです。

資料の共有もいちいち印刷して配布する必要がなく、コストの削減にもつながります。

情報共有のスピードが上がる

WEB会議は、どのような場所からでも参加することができます。

そのため、必要な情報を必要なタイミングで共有することができるようになり、仕事のスピードアップが見込めます。
共有した情報をいち早く仕事に取り込むことができれば、より業績アップに繋がることでしょう。

無駄な交通費や出張費が削減できる

研修や会議の中には、出張や宿泊が必要な場合も多くあります。

このような研修や会議を、WEB会議に置き換えることで、出張にかかる交通費や宿泊費を削減することができ、必要経費を最適化することができます。

コミュニケーションが活発になる

電話やメールのみでのやり取りだった相手とも、WEB会議ができる環境が整う事により、お互いの顔を見ながら話す機会を手軽に設ける事ができます。

情報伝達が正確になるだけでなく、お互いの信頼関係もより深まっていく可能性もあります。

WEB会議導入の際に注意すべきセキュリティ問題

上記にあるように、コロナウイルス対策でなくても、導入のメリットが多いWEBの会議システムですが、同時に問題点も指摘されています。

Zoom爆弾をご存知でしょうか。

Zoomを利用中に突然見知らぬ人物が割り込んできたり、画面をハイジャックされるという事件がアメリカで相次いだのです。
(参考:東洋経済オンライン

企業などのWEB会議では、会社の機密情報個人情報を取り扱うこともあるでしょう。
そのようなWEB会議に、見知らぬ人が乱入してしまったりすると、機密が漏洩してしまうリスクがあります。

このように、WEB会議が可能なシステムを利用するには、そのシステムに充分なセキュリティが備わっているかということが重要になってきます。

通信の暗号化とは

まずは、通信データが暗号化されていることが望ましいです。

通信の暗号化とは、通信でやり取りしている情報を、第三者が傍受した際、通信データをあらかじめ暗号化しておくことで、情報の漏洩を防ぐというものです。

WEB会議においては、音声や映像データだけではなく、会社の機密が記載された資料などを共有することもあるでしょう。

そのため、SSLなどのプロトコルが用いられ、暗号化されるWEB会議システムを採用することが重要です。

利用者のアカウント管理

WEB会議には、URLにアクセスするだけで参加することができるシステムも多いです。

しかしそれでは、何かしらの方法でURLが漏れてしまった際に、誰でも会議にアクセスすることができるようになってしまいます。

IDやパスワードなどで、利用者を管理できるようにしておくと、より不正アクセスを防止することができます。

パスワードによるロック

会議システムのログインだけでなく、WEB上の会議室にパスワードを設定することができる場合もあります。

そうすると、仮に会議システムに不正アクセスされた場合にも、会議室に入る段階で不正アクセスを弾くことが可能です。

暗号化の上に、パスワードを2重にもかけるということは、面倒なように思えますが、企業の情報を保護するという観点では、必要な措置と言えるでしょう。

そもそも、無駄な移動や資料の印刷といった面倒を省くことができるため、トータルで見れば多くの場合、生産性は向上するはずです。

WEB会議ツール5選

Zoom Meetings

2020年4月現在、2億人以上の利用者を誇るWEBの会議システムのトップです。

通信が途切れず、シンプルに利用することができる一方で、優良プランではセキュリティに関する機能がさらに増し、企業での利用に適したものとなります。

ブラウザやiPhone、Androidアプリにも対応しているので、どのようなデバイスでも会議に参加することができます。

Microsoft Teams

Microsoft社が提供するビジネスチャットツールです。

チャットや会議、ファイルの共有などを行うことができ、共有のワークスペースにファイルなどをまとめることが可能です。

Skype for Business

Skype for Business、Office 365の中に含まれるアプリで、Web会議、メッセージ、通話などの機能があります。

初期設定が必要で、無料版だと資料ファイルのサイズに制限があるのが難点でしょう。

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet(ハングアウト ミート)は、Googleの提供するWeb会議システムです。

会議を設定してURLを参加メンバーに共有するだけで会議に参加することができます。

Googleアカウントにいちいちログインする必要はありますが、Googleアカウントで会議の参加者を管理することができるため、会社で元々Googleアカウントを使用している場合は互換性が高く便利です。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは、PCやモバイルなどさまざまな環境で使用でき、HD対応の映像と高い接続性を誇る、高品質のクラウド型Web会議サービスです。

有料プランでは非常にセキュリティ機能が高く、外部からの侵入や不正な通信傍受がしっかりとブロックされます。

まとめ

いかがでしょうか。

今回は、WEB会議のメリットや注意点についてお伝えいたしました。

  • WEB会議を導入することにより、業務効率化や経費削減など、生産性の向上が期待できる。
  • WEB会議を導入するには、通信の暗号化やパスワードをかけるといったセキュリティ対策が重要である。

WEB会議システムは、現在コロナウイルスの影響で注目を浴びている存在ではあるものの、うまく活用すれば、企業の経営課題を解決することができますし、事業領域を簡単に海外へと広げることもできる魔法のツールとなる可能性も秘めています。

これを機会に、積極的に利用してみるのはいかがでしょうか。

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